福岡市中央区の税理士事務所 税理士法人武内総合会計です。
令和4年1月1日から電子データの保存が義務となり、
その対応が迫られる電子取引制度。
前回、電子取引に係るデータ保存要件の詳細について取り上げました（10月14日投稿： ～電子取引編・保存要件の詳細～）。
今回は「データ保存対象の有無などの取扱い」についてご紹介します。
この記事でわかること
・従業員による経費の立替え時の対応
・取引先の費用を立て替えた場合のデータ保存
・取引先にメールで請求書等を送った時の保存義務
・押印後にPDF化した請求書等の取り扱い
・同じ請求書等を書類(紙)とデータ両方交付した場合
・同じ請求書等を書類(紙)とデータ両方受け取った場合
「データ保存対象の有無などの取扱い」とは、具体的に何を指すか？
主に、領収書や請求書等の紙取引ではなく、電子取引に係るデータを指します。
では、電子取引に係るデータ保存の対象となる取扱いには何があるのでしょうか。
これについて、いくつかご紹介したいと思います。
1.従業員による経費の立替え時の対応
従業員が会社の経費を立て替え・領収書を電子データで受け取った場合の保存対応については、電子取引として、領収書の電子データを会社が保存する必要がありますが、一定の間、従業員のパソコンやスマートフォン等に電子データを保存しておくことも可能です。
しかし、帳簿書類等の保存期間とし、原則7年間保存しなければなりません。情報管理の観点からも、いつまでも従業員のスマートフォン等に電子データを保存しておくのではなく、速やかに会社のパソコン等に電子データを保存することをおすすめします。
2. 立替払いに係るデータ保存の有無
取引に係る付随費用など取引先が最終的に負担する費用を立て替えた場合に係る請求書等データについて、原則「電子取引を行った場合には，その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないこと」とされています。その為、立替払いに係る請求書等をメールで受け取っている場合には、その電子データの保存が求められます。
3. データの交付側の保存義務
取引先にメールで請求書等データについて、受領側だけでなく、交付側も電子データを保存する必要があります。
4.押印後に交付したデータの取扱い
請求書等を紙に出力して社判を押した後に、PDF化して請求書等データのみを取引先に交付した場合、請求書等の電子データをメールで授受していることから、電子帳簿保存法上の「電子取引」に該当するため、PDF等データの保存が必要となります。
5.同一内容の書類とデータを「交付」した場合
取引先に請求書等の書類と、同一内容の電子データの両方を交付した場合について、同一内容の請求書等の電子データを原本として交付し、書類はあくまで確認用の副本として交付している場合は、原本である電子データの保存が必要となります。
6.同一内容の書類とデータを「受領」した場合
取引先から請求書等の書類と、同一内容の電子データの両方を受領した場合について、請求書等の電子データを原本として受領している場合には、電子データの保存が必要になります。反対に、電子データと同一内容の書類が原本の場合には、その書類を保存しておけばよく、副本として受領した電子データの保存は不要となります。
ただし，電子と書面で内容が異なっている場合には，両方の保存が必要となるためご注意ください。
その他、詳しくは下記ホームページをご覧ください。
電子帳簿保存法Q&A（一問一答）～令和4年1月1日以後に保存等を開始する方～｜国税庁
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